Devenir assistant virtuel

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Toutefois, vous devez posséder une grande organisation et un diplôme spécifique pour être un bon assistant virtuel. Des connaissances sont nécessaires pour avoir un meilleur résultat. Cette branche de travail propose un salaire constant et des horaires modulables selon vos besoins. Le travail à distance rend très pratique l’assistance virtuelle.

Les prestations d’un assistant virtuel sont très recherchées surtout pour les petites entreprises et les travailleurs indépendants. Par ailleurs, il est primordial de connaître les différents aspects du métier d’assistant virtuel avant de se lancer. Il faut notamment savoir trouver une clientèle, proposer des frais de service adéquats, ou encore développer la notoriété sur le marché.

La notion d’assistant virtuelle

L’assistant virtuel a pour rôle d’aider leurs clients à développer leurs projets à distance. Ce télétravailleur indépendant a un statut de micro-entreprise. L’assistant virtuel doit être polyvalent, puisque les activités effectuées sont variées selon les besoins du projet des clients. Les prestations fournies peuvent être notamment :

  • L’enrichissement d’un blog par la réalisation d’articles.
  • La prestation de service client.
  • L’organisation de l’agenda.
  • La saisie et la numérisation de documents.
  • La programmation de fiches techniques.
  • La réponse des appels téléphoniques.
  • La réalisation et l’organisation des évènements.
  • Le traitement de la comptabilité d’une entreprise.

Ces différents services sont effectués à distance par l’assistant virtuel. Les éléments essentiels pour pouvoir travailler sont un ordinateur et une facilité d’accès à internet avec un débit convenable.
L’assistant virtuel peut travailler pour des entreprises classiques ou pour des entrepreneurs en ligne. La réalisation des activités se fait toujours à distance, permettant de gagner des revenus grâce au télétravail.

Les atouts d’une assistance virtuelle

Les services d’un assistant virtuel sont idéals pour aider une entreprise à se développer. Il est nécessaire de déléguer les activités à effectuer lorsque les profits deviennent conséquents. Cela permet de générer plus de bénéfice tout en se focalisant sur l’essence des activités de la société. Externaliser le travail permet d’alléger le travail à réaliser qui prend de l’ampleur lorsque le nombre des clients augmente. Si l’entreprise ou l’entrepreneur est débordé par sa réussite, il est nécessaire de faire appel à des assistants pour l’aider dans le développement de son activité. Ce procédé bénéficie autant aux commanditaires qu’à l’assistant virtuel.

Faire appel à une assistance virtuelle est plus que rentable d’un point de vue économique. C’est une solution adéquate pour un entrepreneur souvent en déplacement ou une entreprise qui possède de petits locaux. En effet, le développement de votre activité ne requiert pas l’agrandissement des bureaux si vous faites appel au service d’assistants virtuels. L’entretien des locaux et les matériels essentiels pour effectuer l’activité sont coûteux pour une société. Il n’est plus nécessaire d’investir dans la location supplémentaire des bureaux, l’achat d’un ordinateur, ou encore pour le coût des fournitures.

Par ailleurs, il est plus intéressant d’utiliser les prestations d’un assistant virtuel qu’embaucher travailleur à temps plein pour le poste d’assistant sur une courte ou moyenne période. Il est notamment courant de faire appel à ce type de service lorsque plusieurs salariés sont indisponibles sur des périodes spécifiques comme l’été. Cela permet de réaliser les activités de la société en leur absence pour un coût abordable.

La charge de travail peut être déléguée à l’assistant virtuel si l’entreprise est débordée dans l’exécution de leurs activités. De plus, un poste spécifique peut nécessiter d’être secondé s’il a trop de travail dans un intervalle de temps court.

Le développement des activités de l’entreprise favorise l’augmentation des demandes pour ce type de prestation. L’assistance virtuelle est donc une étape essentielle dans l’évolution de la société si elle veut générer plus de chiffres d’affaires. Les entreprises en ligne qui veulent percer sur le marché digital sont avantagées grâce à ce service. Les prestations d’assistance virtuelle sont fortement recherchées actuellement, et ne cessent d’accroître surtout depuis la période COVID.

En outre, le tarif des prestations proposées dispose d’une grande liberté de paiement. En effet, le service peut être facturé à l’heure, par salaire mensuel, ou encore par contrat pour un service spécifique. Cette activité en ligne est facile et abordable financièrement pour les télétravailleurs. L’assistant virtuel dispose d’un horaire de travail plus souple sans avoir besoin de se déplacer pour effectuer son activité. L’environnement de travail est plus relaxant puisqu’il s’effectue à distance ou à domicile. Cela permet une plus grande liberté dans la réalisation du travail sans la pression d’un superviseur. De plus, le choix du travail à effectuer dépend entièrement de l’assistant virtuel ce qui lui permet de gérer avec efficacité son planning.

Les compétences nécessaires à l’assistance virtuelle

La maîtrise de l’outil informatique et la compréhension des domaines de l’entreprise sont des atouts conséquents. Des attributs de communication écrite et orale sont aussi essentiels pour réaliser des prestations de qualité. En effet, les clients exigent des comptes rendus et une communication très fréquente.
Les services offerts par l’assistant virtuel sont similaires aux travaux d’assistance traditionnelle. Il y a notamment :

  • Les saisies informatiques
  • Les travails quotidiens
  • La recherche de nouveaux clients potentiels.
  • L’accueil des appels téléphoniques.
  • La réalisation et la gestion de l’agenda.
  • La numérisation des fichiers physiques.

Une transparence complète est primordiale pour les clients, ils ne doivent pas savoir que l’assistance s’effectue en ligne pour pouvoir réaliser une prestation de qualité.

Les frais de démarrage de l’activité

Un site internet est nécessaire pour vous lancer dans le domaine de l’assistance virtuelle. Le coût du site se situe aux environs de 15 euros pour l’utilisation d’un web service. Un site internet proposant de nombreuses fonctionnalités coûte plus cher (entre 800 et 1500 euros).

Des outils de bureau et une ligne téléphonique sont aussi essentiels pour pouvoir démarrer votre activité. Les frais de démarrage se verront réduits si vous avez déjà la plupart de ces matériels en votre possession. Il est important de posséder des logiciels compatibles avec ceux que le client utilise pour avoir des résultats de travail plus fluide.

N’hésitez pas à vous renseigner sur les logiciels que votre client utilise le plus fréquemment, et de se procurer ces outils par la suite.

Il est judicieux d’avoir un budget prévisionnel entre 500 et 2500 euros pour démarrer votre activité d’assistance virtuelle et de prévoir des frais pour pouvoir promouvoir l’entreprise par la suite.

Le démarrage administratif de l’activité

Il est important de considérer le domaine administratif pour pouvoir bien démarrer une entreprise d’assistance virtuelle. Il y a notamment deux caractéristiques à connaître, vous devrez alors faire le choix le plus adapté à vos besoins.

Le portage salarial

C’est l’approche idéale si vous êtes freelance avec assez de notoriété et de contacts pour acquérir par vous-même votre marché. Vous serez plus libre de choisir votre contrat et de réaliser les services selon votre disponibilité. Vous pourrez aussi choisir selon vos caractéristiques les clients que vous souhaitez collaborer. Ce procédé offre de plus grands revenus, toutefois, il y a un risque équivalent selon la qualité de votre marché.

Intégrer une entreprise d’assistance virtuelle

Ce procédé vous offre plusieurs bénéfices surtout si vous n’êtes pas décidé à vous lancer individuellement. En devenant salarié d’une société de secrétariat, vous pouvez avoir un emploi plus sécurisé. De plus, l’entreprise vous permet de vous développer grâce au partage d’expérience notamment les méthodes de travail et les outils logiciels nécessaires pour effectuer l’activité. En effet, le télétravail exige un grand professionnalisme et le respect des différents critères.

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Crédits photo : pexels.com

La formation pour devenir assistant virtuel

La formation est nécessaire avant de se lancer dans l’assistance virtuelle notamment pour ceux qui ne connaissent et ne maîtrisent pas ce domaine d’activité. En effet, il est essentiel de connaître les domaines d’activité des assistants virtuels pour pouvoir effectuer les différents services. Il y a notamment le processus de monétisation d’un site internet, les outils nécessaires dans le traitement, ou encore l’utilisation des réseaux sociaux comme technique digitale.
Il faut connaître les différents aspects de l’assistance virtuelle pour être un travailleur accompli. Il y a notamment :

  • La réalisation de tunnel de vente.
  • Être capable de générer des clients potentiels.
  • La gestion d’email.
  • L’enrichissement de contenu grâce à la SEO

Une formation est nécessaire si vous n’avez pas encore connaissance de ces services. Cela afin de devenir un véritable partenaire pour les clients et de remplir les attentes. En effet, la formation permet de développer des compétences concernant les différents domaines nécessaires dans le travail d’assistant virtuel.

Par ailleurs, c’est une formation en ligne donc il est possible de suivre son propre rythme à distance. Le travail d’assistant virtuel est donc une solution idéale dans la reconversion d’activité. La formation peut être effectuée en parallèle d’une autre activité grâce à son horaire modulable. Elle peut être effectuée en temps partiel ou complet selon vos besoins.

Le profil pour être assistant virtuel

Il est important d’avoir soif de connaissance pour pouvoir être performant dans le domaine d’activité d’assistant virtuel. Il faut aussi être intéressé par le monde du web, passer beaucoup de temps sur internet est donc nécessaire. Il y a aussi des aspects du profil à ne pas négliger, notamment :

  • Être doué dans la recherche de solution et dans la résolution des problèmes techniques.
  • Avoir un intérêt conséquent pour le « blogging » et le marketing digital.
  • Développer une polyvalence dans l’application de l’activité.
  • Être inventif et curieux dans le travail, une capacité de compréhension est donc utile.

Par ailleurs, le monde de l’internet est en constante évolution donc il faut être capable de s’adapter à tout moment et d’être à jour dans les informations. En effet, il y a continuellement de nouvelles stratégies à découvrir, de nouveaux outils à appliquer, ou encore des mises à jour à connaître.

Il faut avoir une potentielle conséquente à développer pour mieux s’adapter au travail d’assistance virtuelle, cela afin de peaufiner votre profil.

Les freelances en ligne comme rédacteur web ou dans le community manager ont déjà un atout s’ils veulent diversifier leurs activités. Ils bénéficient déjà des expériences dans le domaine du télétravail donc l’apprentissage sera plus rapide et les aspects techniques de l’activité sont faciles à assimiler.

Une reconversion dans le monde digital est possible pour les salariés qui sont intéressés par ce domaine. En effet, la formation en ligne est accessible, il suffit de fournir un effort supplémentaire afin de développer les compétences nécessaires. Si vous montrez de l’intérêt pour le travail en ligne, il est possible d’y parvenir.

Les premières étapes à suivre en tant qu’assistant virtuel

Pour développer votre expérience si vous débutez dans le métier, il est préférable d’aborder des demandes faciles même si elles sont peu rémunérées. Ce procédé permet aussi de développer votre notoriété auprès des clients. Afin de développer rapidement votre marché, il est recommandé de s’inscrire sur une plateforme spécialisée dans la prise de contact avec les clients potentiels. Il y a notamment le site upwork, codeur, ou encore malt.

Grâce à ces plateformes, il est possible d’augmenter la réputation puisqu’elles disposent d’un système de notation et de commentaire des clients. Ils peuvent donner leurs avis sur les services fournis par l’assistant virtuel. De plus, les profils qui reçoivent de nombreux feedbacks positifs sont mis en avant sur la plateforme.
Toutefois, il est important de notifier que l’utilisation de ces plateformes de mise en relation demande une contrepartie. Ces canaux prélèvent une petite commission des profits générés par les utilisateurs.

Les frais de service d’un assistant virtuel

Le nombre d’heures de travail est le facteur essentiel dans la facturation des services de l’assistant virtuel. La modalité de paiement est multiple et au choix du professionnel. En effet, il peut envisager d’être facturé à l’heure, à mi-temps, ou encore à plein temps. Il y a aussi le paiement mensuel et parfois annuel. Le prix de la prestation varie selon la méthode de travail choisi, il y a notamment :

  • Pour les forfaits journaliers, le prestataire propose généralement des frais de service aux environs de 10 euros de l’heure.
  • Pour les prestations de 1 à 2 heures d’activité par jour, l’assistant virtuel à un tarif qui varie de 45 à 145 euros par mois selon le travail effectué et la qualité recherchée.
  • Pour les services de demi-journée, le travail est effectué à un tarif de 500 euros par mois en moyenne. L’activité correspond à 75 heures de travail sur 20 jours.

L’abonnement annuel propose plus de liberté, le tarif proposé varie en fonction du calendrier convenu et des heures effectuées pour la réalisation de l’activité.

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Astuces pour lancer son activité et acquérir de la notoriété

Les sites de mise en relation avec les clients possèdent une forte concurrence. Il est donc essentiel d’avoir des particularités afin de se démarquer des autres prestataires et d’être une référence dans votre domaine d’activité.

Il est fortement conseillé de créer un site internet ou un blog et de développer sa présence sur les réseaux sociaux par la création de contenu. La réalisation d’interaction avec les clients grâce à des feedbacks permet de vous imposer dans votre secteur. La diplomatie est de mise pour favoriser de bonnes relations avec les clients afin de les fidéliser et d’avoir un marché plus stable.

La publication fréquente de contenu dans votre site web aidera grandement à développer votre notoriété. Il faut aussi être actif sur les réseaux sociaux puisque ce sont les plateformes où il y a le plus de clients potentiels. La création de pages Facebook et la création d’un compte YouTube permettent de partager le contenu de votre site internet pour pouvoir toucher plus de prospects.

Il faut développer l’adresse de votre site web dans les annuaires et dans les moteurs de recherche comme Google grâce à l’optimisation de contenu ou SEO. Pour toucher une localité donnée, il est nécessaire d’insérer votre site dans les répertoires d’entreprises régionales en ligne. Cela permet de cibler les clients qui peuvent consulter cet annuaire et d’avoir un marché local florissant. Voir

De plus, il est important d’élaborer des stratégies de marketing pour faire connaître les services offerts par l’intermédiaire du site web. Ainsi les visiteurs peuvent partager les contenus du site à leurs entourages, ce qui renforcera sûrement votre notoriété. Et utiliser des emails personnalisés pour se familiariser avec les clients et se rapprocher encore plus de votre marché cible.

L’assistant virtuel doit faire preuve de professionnalisme en gardant confidentielles les informations données pour réaliser son activité. Cela tout en permettant aux clients de profiter d’un maximum de bénéfices grâce au travail effectué.